Springe zur deutschen Version der Stellenausschreibung
English Version
Administrative Assistant (m/f/d), Minijob
Organization: DRA Digital Research Academy GmbH
Job Location: 80335 Munich, Germany
Workplace Type: Hybrid. Generally remote work is possible, but sometimes we need your support in the office.
Job Type: Minijob, Part-Time
Are you organized, detail-oriented, and passionate about supporting meaningful work? The Digital Research Academy, a growing network of trainers dedicated to improving the quality of research, is seeking a part-time Administrative Assistant to help us manage and grow our impact oriented organization.
Who We Are
The Digital Research Academy is a young organization made up of a small core team and a growing network of wonderful trainers. We aim to improve the quality of research by delivering training to researchers and research organisations.
The DRA was founded in August 2024 and we are already looking at a full calendar in 2025.
Your Role
As an Administrative Assistant, you will play a key role in keeping our operations running smoothly. Your tasks will include:
- Scheduling and Coordination: Organize meetings, events, and training sessions, and manage calendars for the team.
- Communication Support: Respond to emails, inquiries, and coordinate with trainers, partners, and participants.
- Documentation: Maintain and update records, prepare documents, and assist with data entry and reporting.
- Administrative Assistance: Handle day-to-day administrative tasks, including invoicing and checking the mail.
- Projects: Assist in the planning and execution of initiatives and events.
What We’re Looking For
We’re searching for someone who brings:
Essential:
- Communication Excellence: Professional and friendly communication, both written and verbal, is second nature to you. Also you speak both German and English.
- Strong Organizational Skills: You are excited to help us work more efficiently and organize incoming emails and meeting requests.
- Reliability: You can be counted on to complete tasks accurately and on time. When we travel, you check the office mailbox regularly (approx. 2-4 times per month).
Desirable:
- Tech Savviness: Experience with Google Workspace and task management platforms (e.g., Trello) is a plus. Willingness to learn is fine, too.
- Interest in Research and Education: A passion for our goal to improve research quality is a bonus!
You are ready to become the good soul of our team and support us with administrative tasks such as emails, calendar entries, invoices, etc. Your 9 hours should be split over three or more days, so we can ensure swift responses to emails.
We care about diversity, equity and inclusion. We believe that different perspectives make us stronger and welcome applicants whose knowledge and skills come from a broad range of lived experience, not just formal qualifications and paid employment.
Whether you completed a vocational training in an office environment or are looking to return to work after a break (e.g. maternity leave), please don’t hesitate to apply.
What We Offer
- A flexible, part-time role: Minijob format with 556 € per month, approximately 9 hours per week / 39 hours per month.
- Flexible work location: Choose to work from home or in the office—whatever suits you best. We only ask that you handle collecting mail while we’re away.
- The chance to work with a passionate team driving meaningful change.
- Opportunities for growth and learning within the organization. It’s a minijob now, but we can imagine more in the future.
- A supportive and collaborative work environment.
How to Apply
If this sounds like the right fit for you, we’d love to hear from you! Please send your CV and an email explaining why you’re interested in the role to hello@digiresacademy.org by January 28th.
Join us in shaping the future of research—one project at a time!
Deutsche Version
Teamassistenz (m/w/d), Minijob
Organisation: DRA Digital Research Academy GmbH
Arbeitsort: 80335 München, Deutschland
Arbeitsmodell: Hybrid. Generell ist Remote-Arbeit möglich, manchmal benötigen wir jedoch deine Unterstützung im Büro.
Jobtyp: Minijob, Teilzeit
Bist du organisiert, detailorientiert und begeistert davon, sinnvolle Arbeit zu unterstützen? Die Digital Research Academy, ein Trainingsnetzwerk, das sich der Verbesserung der Forschungsqualität verschrieben hat, sucht Unterstützung mit administrativen Aufgaben.
Wer wir sind
Die Digital Research Academy ist eine junge Organisation, die aus einem kleinen Kernteam und einem wachsenden Netzwerk von großartigen Trainer:innen besteht. Wir setzen uns dafür ein, die Qualität von Forschung zu verbessern, indem wir Schulungen für Forschende und Forschungsorganisationen anbieten.
Die DRA wurde im August 2024 gegründet, und wir blicken bereits auf einen vollen Kalender für 2025.
Deine Rolle
Als Verwaltungsassistent:in spielst du eine Schlüsselrolle für den reibungslosen Ablauf unserer Aufgaben. Zu deinen Aufgaben gehören:
- Terminplanung und Koordination: Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Schulungen sowie Verwaltung der Kalender des Teams.
- Kommunikationsunterstützung: Beantwortung von E-Mails und Anfragen sowie Koordination mit Trainer:innen, Partner:innen und Teilnehmenden.
- Dokumentation: Pflege und Aktualisierung von Unterlagen, Erstellung von Dokumenten und Unterstützung bei Dateneingabe und Berichterstattung.
- Administrative Unterstützung: Übernahme täglicher administrativer Aufgaben, wie Rechnungsstellung und Postbearbeitung.
- Projekte: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Initiativen und Veranstaltungen.
Was wir suchen
Wir suchen eine Person, die Folgendes mitbringt:
Essentiell:
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten: Du kommunizierst professionell und freundlich – sowohl schriftlich als auch mündlich – in Deutsch und Englisch.
- Starke organisatorische Fähigkeiten: Du hast Freude daran, uns effizienter zu machen und eingehende E-Mails und Terminanfragen zu organisieren.
- Zuverlässigkeit: Du erledigst Aufgaben präzise und termingerecht. Während unserer Reisen kontrollierst du regelmäßig (ca. 2-4 Mal pro Monat) den Briefkasten.
Wünschenswert:
- Technisches Know-how: Erfahrungen mit Google Workspace und Plattformen zur Aufgabenverwaltung (z. B. Trello) sind von Vorteil. Lernbereitschaft genügt aber ebenfalls.
- Interesse an Forschung und Bildung: Eine Leidenschaft für unser Ziel, die Forschungsqualität zu verbessern, ist ein Bonus!
Du bist bereit, die gute Seele unseres Teams zu werden und uns bei administrativen Aufgaben wie E-Mails, Kalenderverwaltung, Rechnungen usw. zu unterstützen. Deine 9 Stunden sollten auf drei oder mehr Tage verteilt sein, um schnelle Antworten auf E-Mails zu gewährleisten.
Wir legen großen Wert auf Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion. Wir glauben, dass unterschiedliche Perspektiven uns stärken, und begrüßen Bewerber:innen, deren Wissen und Fähigkeiten aus vielfältigen Erfahrungen stammen – nicht nur aus formalen Qualifikationen und bezahlter Beschäftigung.
Egal, ob du eine Ausbildung im Bürobereich abgeschlossen hast oder nach einer Pause (z. B. Elternzeit) ins Berufsleben zurückkehren möchtest – zögere nicht, dich zu bewerben.
Was wir bieten
- Eine flexible Teilzeitstelle: Minijob mit 556 € pro Monat, ca. 9 Stunden pro Woche / 39 Stunden pro Monat.
- Flexibler Arbeitsort: Arbeite von zu Hause oder im Büro – was dir am besten passt. Wir bitten nur darum, dass du dich während unserer Abwesenheit um die Post kümmerst.
- Die Möglichkeit, mit einem engagierten Team sinnvolle Veränderungen voranzutreiben.
- Möglichkeiten für Wachstum und Lernen innerhalb der Organisation: Im Moment ist es ein Minijob, aber wir können uns in Zukunft mehr vorstellen.
- Ein unterstützendes und kollaboratives Arbeitsumfeld.
So bewirbst du dich
Wenn du denkst, dass diese Stelle zu dir passt, freuen wir uns auf deine Bewerbung! Bitte sende deinen Lebenslauf und eine E-Mail, in der du erklärst, warum du dich für die Position interessierst, bis zum 28. Januar an hello@digiresacademy.org.
Gestalte gemeinsam mit uns die Zukunft der Forschung. Wir freuen uns auf dich!